préparer son AG : la liste du conseil syndical
Une assemblée générale réussie se joue avant la convocation, pas pendant la séance. La convocation doit partir au moins 21 jours avant l'AG, et tout ce qui n'est pas à l'ordre du jour ne pourra pas être voté. D'où cette liste, à dérouler avec votre syndic environ un mois avant l'envoi.
Les huit points à caler
1. L'ordre du jour, question par question. Chaque décision attendue doit faire l'objet d'une résolution claire. Une question mal rédigée, c'est un vote qui saute ou un contentieux.
2. Les questions des copropriétaires. Tout copropriétaire peut faire inscrire une question — y compris la mise en concurrence du syndic. Relayez-les à temps.
3. Les devis, en plusieurs exemplaires. Pour chaque chantier proposé : plusieurs devis comparables, joints à la convocation. Un seul devis = une décision reportée.
4. Les comptes de l'exercice. Le conseil syndical les examine avant tout le monde — factures à l'appui — et arrive en séance avec un avis.
5. Le contrat du syndic. Échéance, prestations hors forfait, comparatif éventuel : le bon moment pour en parler, c'est avant la convocation.
6. Les pouvoirs et le vote par correspondance. Le formulaire de vote par correspondance doit être joint à la convocation ; les absents peuvent aussi donner pouvoir. Anticipez pour éviter une AG sans quorum de voix utiles.
7. Les travaux à l'horizon. DPE collectif, plan pluriannuel de travaux, fonds travaux : mieux vaut une résolution préparée cette année qu'une urgence votée dans la douleur l'an prochain.
8. La logistique. Date, lieu ou visioconférence, feuille de présence, scrutateur pressenti : les détails qui font une séance courte.
Après la séance
Le procès-verbal formalise les décisions et fait courir les délais de contestation. Plus il est diffusé vite, plus vite les décisions s'exécutent — c'est pourquoi nous nous engageons contractuellement à le diffuser sous 8 jours.
Article d'information générale — les règles de majorité et de convocation comportent des cas particuliers : votre gestionnaire vous confirme ce qui s'applique à votre AG.